Power Automate - Flow gửi thư mời tự động sau khi học viên đăng ký qua Microsoft Form

Khi đăng ký một số khóa học hay webinars, bạn sẽ nhận được email tự động kèm thư mời trực tiếp trên Calendar. Google form hay Microsoft from có thể giúp bạn gửi một tin nhắn tự động tới người vừa submit form, nhưng chỉ là tin nhắn chung chung, và không thể tạo thư mời trên Calendar cho bạn được.

Muốn làm được như vậy, bạn cần một tool khác. Trong trường hợp này thì mình dùng Power Automate của Microsoft. Mình sẽ giới thiệu về Power Automate trong một bài khác. Ở bài này, mình hướng dẫn nhanh gọn cách bạn có thể tạo Flow tự động gửi thư mời cho học viên sau khi họ click Submit ở Microsoft Form.

Trong video này, tác giả đã phân tích từng bước rất dễ hiểu, mình chỉ đưa ra một vài lưu ý và kinh nghiệm của mình sau vài lần thử, sai rồi mới chạy được.

Trong flow này, bạn cần dùng:

- Power Automate

- Microsoft Form (hiện tại Google form khá khó dùng trong Power Automate, đặc biệt là set up về quyền truy cập, nên dùng Microsoft Form an toàn hơn)

- Microsoft Outlook bản web.

Tất cả các ứng dụng này đều có sẵn trong Microsoft Office 365.

Một số lưu ý và bài học rút ra sau khi thử, sai và chạy được:

1. Bản chất flow này là forward invitation, chứ không phải tạo invitation mới mỗi khi có người submit form. Do đó bạn cần chuẩn bị một invitation trước trên outlook. Kinh nghiệm của mình là hãy tạo một event hoàn chỉnh trên Outlook trước khi tạo flow trên Power Automate. Sau đó, move email đó vào folder có sẵn. Lưu ý, để thuận tiện thì folder này chỉ nên có 1 email, nếu muốn tạo flow cho invitation khác thì tạo 1 folder khác hoặc chuyển invitation cũ ra folder khác. 

2. Logic của flow này như sau: 
 - Khi user (U) submit form => Lấy ID của U => Dựa trên câu trả lời của U trong form, có 2 trường hợp xảy ra, lúc này dùng trigger CONDITION: True - nếu U muốn tham gia lớp học thì forward invitation; Fail - nếu U không tham gia được lớp này thì gửi một email về thông tin cho các sự kiện khác. 

- Trong hình, bạn thấy trigger CONDITION 2, trigger này dùng để giới hạn số người tham gia. Ví dụ bạn muốn giới hạn 50 người tham gia thôi, thì với trigger này, người thứ 51 sẽ nhận được email hết slot. (xem hình)

3. Trigger Get emails (V3) mục đích là để lấy Message ID. Hiện tại đây là cách nhanh nhất mà mình biết để lấy message ID trong Outlook. Bạn xem video mình chia sẻ ở trên, xem từ phút 11 sẽ thấy cách làm. 

triggers

Để chạy flow này thì mình đã nhờ đồng nghiệp của mình chia sẻ cho cách làm. Bạn ấy xem qua clip và đã thành công nên mình tiết kiệm rất nhiều thời gian khi nhờ bạn chia sẻ. Nếu các bạn chạy flow này mà nhiều lần nhưng không thành công thì cứ inbox mình nhé. Biết đâu mình có thể hỗ trợ được bạn nhanh hơn.